Powtarzalne zadania zabierają więcej czasu, niż się wydaje ⌛
Odpowiadanie na podobne wiadomości, aktualizowanie tabel, tworzenie cyklicznych raportów, przenoszenie danych między narzędziami czy pilnowanie kolejnych terminów, pojedynczo każda z tych czynności zajmuje kilka minut. Dopiero kiedy spojrzymy na nie w skali całego tygodnia czy miesiąca, okazuje się, że powtarzalne czynności potrafią zabrać sporą część dnia pracy.
Właśnie tutaj pojawia się miejsce na automatyzację. Nie musi ona oznaczać wdrażania rozbudowanych systemów czy całkowitej przebudowy sposobu działania firmy. W wielu przypadkach wystarczy usprawnić kilka prostych procesów, które wykonujemy regularnie regularnie i które przebiegają według podobnego schematu.
Automatyzacja nie tylko dla dużych firm 🏢
Jeszcze do niedawna na automatyzację mogły pozwolić sobie przede wszystkim duże firmy dysponujące specjalistycznym oprogramowaniem i rozwiązaniami wymagającymi wiedzy programistycznej. Dziś próg wejścia jest znacznie niższy.
Narzędzia takie jak Make, Zapier czy n8n pozwalają łączyć ze sobą różne aplikacje i tworzyć procesy, w których wykonanie jednej czynności automatycznie uruchamia kolejne. Najprostszym przykładem jest formularz kontaktowy na stronie. Dzięki prostej automatyzacji, po jego wypełnieniu przez klienta dane mogą automatycznie trafić do arkusza lub systemu CRM, pracownik otrzyma powiadomienie, a w narzędziu do zarządzania zadaniami pojawi się nowe zadanie dotyczące kontaktu z klientem.
Jedna czynność może więc uruchomić kilka kolejnych kroków bez ręcznego przepisywania tych samych informacji.
Skrzynka mailowa, która nie wymaga ciągłego pilnowania 📩
E-mail to jeden z najprostszych obszarów, od których można rozpocząć automatyzację. Wiadomości można automatycznie sortować, oznaczać odpowiednimi etykietami albo przekazywać do konkretnych osób. Faktury mogą trafiać do jednej kategorii, zgłoszenia klientów do kolejnej, a wiadomości związane z konkretnym projektem mogą być automatycznie przypisywane do odpowiedniego folderu.
Skrzynka mailowa ma jednak dużo większy potencjał do automatyzacji. Otrzymanie określonego rodzaju wiadomości może automatycznie utworzyć zadanie, zapisać załącznik w wybranym miejscu albo wysłać przypomnienie, jeśli po kilku dniach nie pojawi się odpowiedź. Coraz większą rolę odgrywa tutaj AI. Zamiast pisać kolejną podobną odpowiedź, można wygenerować jej szkic używając ChataGPT lub podobnego narzędzia, a następnie sprawdzić ją i dopasować do konkretnej sytuacji. Im dokładniej w promptcie określimy odbiorcę, cel, ton i najważniejsze informacje, tym bliższy gotowej wiadomości będzie wygenerowany tekst.
Raporty i dane bez ciągłego „kopiuj-wklej” 📁
Codzienny lub cotygodniowy raport często wygląda bardzo podobnie do poprzedniego. Zmieniają się dane, ale sposób ich zbierania pozostaje ten sam. Jeśli są one regularnie pobierane z kilku miejsc i przenoszone do arkusza, część tego procesu można wykonać automatycznie. Informacje mogą trafiać do jednego miejsca, a tabele czy zestawienia aktualizować się bez ręcznego przepisywania kolejnych wartości.
Dzięki temu zamiast mozolnie zbierać dane i przenosić je z tabelki do tabelki, można skupić się na ich analizie, zauważaniu zależności i wyciąganiu wniosków.
Mniej czasu na organizowanie, więcej na działanie ⚙️
Na wielu stanowiskach największą część dnia pracy pochłaniają kwestie organizacyjne. Nic więc dziwnego, że jest to najpopularniejszy zakres do automatyzacji. Dodawanie spotkań do kalendarza, wysyłanie zaproszeń, przypomnienia o terminach, tworzenie kolejnych zadań czy informowanie zespołu o zmianie statusu projektu. Każda z tych czynności jest prosta, ale ich liczba szybko rośnie. Wiele z nich można po prostu połączyć w jeden proces i poddać go automatyzacji.
Nikogo nie dziwi automatyzacja dostępna w większości kalendarzy, dzięki której po umówieniu spotkania wydarzenie automatycznie pojawia się w kalendarzu, uczestnicy otrzymują zaproszenie i przypomnienie przed jego rozpoczęciem. Mało kto wie, że podobnie może wyglądać zarządzanie projektami. Zakończenie jednego etapu może od razu powodować utworzenie kolejnego zadania, przypisanie go do odpowiedniej osoby i wysłanie jej powiadomienia. Automatyzacja nie tylko sprawia, że mamy więcej czasu, ale ogranicza liczbę drobnych spraw, które zajmują naszą głowę.
Dokumenty, których nie trzeba przeglądać od początku do końca📄
Umowy, prezentacje, raporty, formularze, notatki ze spotkań – dokumentów w codziennej pracy szybko przybywa, a doba niestety się nie rozciągnie. Problem pojawia się w momencie, kiedy trzeba przejrzeć kilkanaście lub kilkadziesiąt takich samych dokumentów, lub znaleźć w nich jedną konkretną informację. Tutaj również można wykorzystać automatyzację i rozwiązania oparte na AI.
System może wyciągać z dokumentów określone dane, porządkować pliki według ustalonych kategorii, przygotowywać krótkie podsumowania albo przekazywać znalezione informacje do kolejnego narzędzia. Zamiast ręcznie przeglądać kilkadziesiąt stron dokumentacji, można najpierw zawęzić pole poszukiwań do najważniejszych fragmentów, a dopiero później zweryfikować je samodzielnie. W przypadku istotnych dokumentów czy danych nadal potrzebna jest oczywiście kontrola człowieka. Nie zmienia to jednak faktu, że pierwszy, najbardziej czasochłonny etap pracy może przebiegać znacznie sprawniej.
Gdy kilka narzędzi zaczyna działać jak jeden system 🎯
W dzisiejszych czasach praca coraz częściej odbywa się jednocześnie w kilku aplikacjach. Moment, w którym zaczynasz przeskakiwać między Slackiem, Notion, Excelem, mailem, kalendarzem i przeglądarką potrafi być problematyczny, zwłaszcza kiedy informacje trzeba przenosić między nimi ręcznie.
Załóżmy, że organizujesz szkolenie z programowania i ktoś zapisuje się na nie przez formularz na twojej stronie. Jego dane mogą automatycznie trafić do bazy, system może wysłać potwierdzenie zapisu, poinformować cię o kolejnym uczestniku i utworzyć odpowiednie zadania dla twojego zespołu. Zamiast kilku osobnych czynności powstaje jeden spójny, uruchamiany automatycznie proces. Często właśnie takie drobne połączenia dają największą różnicę w codziennej pracy.
AI może być częścią procesu, a nie tylko osobnym narzędziem🧩
Sztuczna inteligencja coraz częściej staje się elementem procesów automatyzacji, a jej zastosowanie wykracza daleko poza generowanie tekstów.. Może analizować duże zbiory informacji, klasyfikować wiadomości, tworzyć podsumowania, przygotowywać wstępne wersje dokumentów czy rozpoznawać, czego dotyczy konkretne zgłoszenie.
To dobra ilustracja tego, jak może wyglądać współpraca człowieka z technologią. Automatyzacja przejmuje powtarzalne elementy procesu, natomiast człowiek pozostaje odpowiedzialny za ocenę sytuacji, decyzje i zadania wymagające szerszego kontekstu.
Nie wszystko powinno działać automatycznie 💻
Wraz z rozwojem technologii możliwości jest coraz więcej, ale nie oznacza to, że należy automatyzować każdą czynność.
Jeśli dane zadanie wykonujemy raz na kilka miesięcy i zajmuje ono pięć minut, tworzenie rozbudowanego procesu tylko po to, aby je wyeliminować, prawdopodobnie nie będzie miało większego sensu. Automatyzacja najlepiej sprawdza się w rutynowych zadaniach, które wykonujemy często, a ich kolejne etapy jesteśmy w stanie jasno określić.
Oczywiście są zadania, których nie da się zastąpić procesem. Są to najczęściej rzeczy, które wymagają kreatywności, empatii, budowania relacji czy oceny niejednoznacznych sytuacji. Celem automatyzacji nie jest wyeliminowanie człowieka z procesu. Chodzi raczej o to, aby nie marnować jego czasu na czynności, które za każdym razem przebiegają niemal identycznie.
Od czego zacząć? 💡
Nie trzeba od razu przebudowywać całego systemu pracy. Na początek wystarczy zwykła obserwacja dnia i zwrócenie uwagi, które zadania są dla nas monotonne. Może to być przepisywanie danych z wiadomości do tabeli, tworzenie raportu, aktualizowanie statusu w kilku miejscach, wysyłanie przypomnienia albo przygotowywanie kolejnej, niemal identycznej odpowiedzi na maila od klienta.
Jeżeli czynność pojawia się regularnie i łatwo można opisać jej przebieg, prawdopodobnie jest dobrym kandydatem do automatyzacji. Najlepiej zacząć od jednego, niewielkiego procesu. Sprawdzić, czy rzeczywiście działa, ile czasu pozwala zaoszczędzić i czy nie generuje nowych problemów. Dopiero później można szukać kolejnych miejsc do usprawnienia.
Najpierw powtarzalność, później automatyzacja📈
Automatyzacja nie musi zmieniać działania całej firmy, aby przynosić realną korzyść. Zautomatyzowanie kilku prostych zadań wystarczy, aby zaoszczędzić 10-15 minut dziennie. W skali tygodnia to już godzina, w skali miesiąca pięć, a w skali roku prawie 8 dni roboczych! Dlatego zamiast zastanawiać się jak za jednym zamachem zautomatyzować wszystkie obszary swojej pracy, warto zacząć od małych kroków. Zapytaj siebie: „Co robię regularnie, według podobnego schematu i nie wymaga za każdym razem mojej decyzji?”. Najczęściej właśnie tam znajduje się najlepsze miejsce, od którego warto zacząć.